Sales Admin & Delivery Manager Toyota&Lexus

Je wordt als Sales Admin & Delivery Manager

Verantwoordelijk voor :

Optimaliseer de verkoopadministratie van nieuwe en gebruikte voertuigen:

• Verkoopdossiers voorbereiden en controleren: inkooporder, checklist, analyseblad, financieringscontracten (indien van toepassing)

• Uitvoeren van registratie van nieuwe orders en optimaliseren van uitwisselingen met diverse stakeholders om tijdige levering te waarborgen

• Zorgen voor registratie en opvolging van alle bestanden in het computersysteem van de dealer

• Definieer en communiceer taken en schema's voor elke werknemer voor voertuigvoorbereiding en levering

• Zorgen voor archivering en opvolging van dossiers

• Klanten contacteren voor de levering van hun voertuig en de ontvangst van de nieuwe voertuigdocumenten

• Contact opnemen met de chauffeurs van Contact Cy Cars/CRP/voertuigen via de leasingmaatschappijen betreffende de levering en terugname van het oude voertuig – carcheck

• Eventueel contact opnemen met de verschillende leveranciers (alarm, carkit, getinte ruiten, belettering) voor montage van accessoires

Zorgen voor een optimaal beheer van de verschillende verkoopsites:

• Standaardiseren van de procedures in de verschillende sites om de kwaliteit van de dienstverlening te verbeteren, de harmonisatie van de werkmethoden die een betere flexibiliteit en productiviteit in de afdeling mogelijk maken

• Bekijk de werklast van de verschillende sites volgens de bestellingen en ga indien nodig over tot bepaalde verdelingen

• Effectief opvolgen van de contracten met de leveranciers en vervoerders om verbetermogelijkheden te identificeren

• Oplossingen vinden bij leveranciersproblemen of tijdelijk gebrek aan mankracht op een site

• Optimaliseren van de kwaliteit van de klantenservice voor de afdeling verkoopadministratie

• Beheren en opvolgen van eventuele klachten met betrekking tot verkoopadministratie en levering

• Onderhoud dagelijkse en maandelijkse rapportage: Dashboard, dagelijkse trechter, wekelijks, smartsheet…

• Voorstellen doen om de processen te vereenvoudigen in termen van digitalisering van procedures om een optimale efficiëntie te garanderen

Fungeren als people manager op de afdeling verkoopadministratie:

• Toezicht houden op de correcte naleving van de waarden en normen die van toepassing zijn in het dealerbedrijf

• Teamleden trainen, coachen en continu motiveren

• Evalueer de competenties en vaardigheden van de medewerkers volgens de evaluatiemethodes opgesteld door Inchcape

Je profiel als Sales Admin & Delivery Manager

• Je hebt ervaring als administratief verantwoordelijke met klantcontacten

• Je spreekt vloeiend Nederlands, Frans en Engels

• Je hebt een goede kennis van Office-toepassingen (Excel, Word). Kennis van een IT-pakket voor een dealer (Navision - Incadea) is een pluspunt

• Je bent een teamspeler

• Je bent nauwkeurig en georganiseerd en weet initiatieven te nemen

• Je bent dynamisch, communicatief vaardig en weet een team aan te sturen

• Je bent resultaatgericht en weet problemen op te lossen wanneer deze zich voordoen

• Je hebt een hoge mate van integriteit

Het aanbod van Inchcape.

Je wordt onderdeel van een wereldwijd bedrijf dat ontwikkelings- en doorgroeimogelijkheden biedt.  Je krijgt de kans om te werken voor een automerk dat dé referentie is op het gebied van hybride voertuigen.

We bieden een open werkomgeving, een marktconform salarispakket met extralegale voordelen, flexibele werktijden en  een professionele uitdaging binnen een team van enthousiaste collega's.

Bedrijfsprofiel

Inchcape is een onafhankelijke autodistributeur met meerdere merken die actief is in landen op vijf continenten. We zijn aanwezig in 40 landen en treden op als een belangrijke strategische partner voor 's werelds meest toonaangevende premium- en luxemerken, voor wie ze een effectieve en klantgerichte “go to market” bieden.  In België en Luxemburg is Inchcape de officiële verdeler van Toyota en Lexus